Die wichtigsten Aufgaben der Lohnverrechnung in Österreich

Die Lohnverrechnung errechnet das Entgelt der Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer und alle abzuführenden Abgaben (z.B. SV-Beiträge, Lohnsteuer). Mitunter übernimmt die Lohnverrechnung auch die Aufgaben der Personalabteilung und umgekehrt (z.B. Aufnahme neuer Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer, Anmeldung, Krankmeldung, Aufzeichnungen über den Urlaubsverbrauch, Führen der Personalunterlagen, Kündigung).

By MMag. Karin Silvina Hiebaum

Mithilfe der Lohnverrechnung und deren Aufzeichnungen werden

steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Gestaltungsspielräume optimal genutzt,
durch eine gezielte Aufgliederung der Kosten nach abgegrenzten Unternehmensbereichen Personalkosten kontrolliert und
die Organisation des Personalwesens optimiert.

Normalerweise wird die Lohnverrechnung ausgelagert und an Lohnverrechnungsbüros oder Steuerberatungskanzleien übergeben. Diese verwenden eine entsprechende Lohnverrechnungssoftware, wie sie auch bei größeren Unternehmen zum Einsatz kommt. Damit lassen sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen, alle Lohnabgaben und Abrechnungen an die Österreichische Gesundheitskasse (→ ÖGK), das Finanzamt (→ BMF), die Gemeinde bzw. für Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer leicht erstellen. Eine Lohnverrechnungssoftware listet normalerweise auch sämtliche Meldefristen auf (für ÖGK, Finanzamt, Gemeinde).

Tätigkeit	Beschreibung der Tätigkeit
Erstellen von Arbeitsverträgen bzw. Dienstzetteln für neue Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer
Anmeldung von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern	Personen, die aufgrund ihrer Tätigkeit dem Allgemeinen Sozialversicherungsgesetz (→ oesterreich.gv.at) (ASVG) unterliegen, müssen von der Dienstgeberin/dem Dienstgeber bereits vor Arbeitsantritt bei der Sozialversicherung angemeldet werden.
Abmeldung von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern	Die Abmeldung hat innerhalb von sieben Tagen bei der → ÖGK zu geschehen.
Erstellen der Beitragsnachweise	Ein Beitragsnachweis listet die Gesamtsumme der Sozialversicherungsabgaben auf. Er muss der → ÖGK monatlich elektronisch übermittelt werden. Der monatliche Beitragsnachweis ist bis zum 15. des Folgemonats vorzulegen. Fällt der 15. auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verlängert sich die Frist bis zum nächstfolgenden Werktag.
Führen der Lohnkonten	Das Lohnkonto einer Arbeitnehmerin/eines Arbeitnehmers enthält persönliche Daten sowie alle Abrechnungsdaten (z.B. erfolgte Anmeldung, nicht zum steuerpflichtigen Gehalt gehörende Bezüge).
Führen von Arbeitszeit- und Urlaubsaufzeichnungen
Erstellung monatlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungen	Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen werden der Arbeitnehmerin/dem Arbeitnehmer mit dem Entgelt ausgehändigt:Ermittleln von Umsatzprozenten, Feiertags- und Nachtzuschlägen etc.Verrechnen von Überstunden, Prämien, Sonderzahlungen, Reisekosten etc.Überprüfen von Reisekostenabrechnungen und Ermittlung der steuerpflichtigen und sozialversicherungsrechtlichen BestandteileBerechnen des Urlaubs-, Feiertags- und Krankenentgelts
Abwickeln der monatlichen Überweisungen an die Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer
Berechnen und Abführen monatlicher Lohnabgaben	An das Finanzamt sind bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:Lohnsteuer (LSt)Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds (DB) 4,1 Prozent der BemessungsgrundlageZuschlag Dienstgeberbeitrag (DZ) Der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag ist Teil der Kammerumlage und wird mit den Lohnabgaben an das Finanzamt abgeführt. Die Höhe des Dienstgeberzuschlages ist je nach Bundesland unterschiedlich.Kommunalsteuer Drei Prozent der BemessungsgrundlageDienstgeberabgabe der Gemeinde Wien (= «U-Bahnsteuer»)An das Gemeindeamt Ihrer Betriebsstätte ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:An die Gemeinde Wien ist bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten:Die Sozialversicherungsbeiträge sowie die sonstigen Beiträge und Umlagen sind an die → ÖGK bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten. Für das Bemessen der Dienstgeber- und Dienstnehmerbeiträge ist das jeweils gültige Beitragsgruppenschema zu verwenden.
Erstellen monatlicher Lohnlisten für die Buchhaltung	Die Buchhaltung führt die Lohnlisten, die als Sammelbelege für die Abrechnung mit dem zuständigen Finanzamt, der → ÖGK (Sozialversicherungsbeiträge etc.) und der Stadt- und Gemeindekasse (Kommunalsteuer) dienen.

Die ÖGK stellt alljährlich einen Arbeitsbehelf für die Beitragsberechnung (→ ÖGK) zur Verfügung. Mit den Berechnungsprogrammen «Lohnnebenkostenberechnung (→ BMF)» und «Sachbezug Dienstwohnung (→ BMF)» können anfallende Lohnnebenkosten bzw. der Sachbezugswert einer Dienstwohnung ermittelt werden.

Mit den Steuerberechnungsprogrammen können online die Steuern berechnen werden. Bei den Berechnungsergebnissen handelt es sich nur um Richtwerte, da nicht alle berechnungsrelevanten Daten erfasst werden können. Rechtlich gültig ist nur der Bescheid des zuständigen Finanzamtes!

Tätigkeit	Beschreibung der Tätigkeit
Erstellen der Jahreslohnkonten
Erstellung und Übermittlung der Jahreslohnzettel	Dem Finanzamt muss jährlich ein Lohnzettel aller im Kalenderjahr beschäftigten Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer übermittelt werden.Die Übermittlung muss grundsätzlich elektronisch geschehen. Nur wenn die Arbeitgeberin/der Arbeitgeber oder die Dienstleisterin/der Dienstleister über keinen Internetanschluss verfügen, dürfen sie Papierlohnzettel (Formular L16) übermitteln.Elektronisch: bis Ende Februar des FolgejahresSchriftlich (unter Verwendung des amtlichen Vordruckes L 16) bis zum 31. Jänner des FolgejahresDer Lohnzettel besteht aus einem Teil, der für das Finanzamt relevant ist und aus einem sozialversicherungsrechtlichen Teil (ehemaliger Beitragsgrundlagennachweis).
Erstellen der Kommunalsteuererklärung	Bis zum 31. März des Folgejahres
Ausstellen von Arbeitsbescheinigungen (z.B. für das Arbeitsmarktservice (→ AMS))
Erstellen der Urlaubs- und Abfertigungsrückstellung für die Jahresbilanz
Einbringen der Erstattungsanträge nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) bei Krankheit oder Unfällen von Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmern während des Arbeitsjahres
Vorbereiten der Lohnsteuer, Kommunalsteuer und Krankenkassenprüfungen

Tätigkeit	Beschreibung der Tätigkeit
Erstellen der Abrechnung	Die Abrechnung wird mit dem Tag des Ausscheidens aus dem Arbeitsverhältnis fällig.
Ausstellen der Arbeitspapiere	Arbeitnehmerinnen/Arbeitnehmer haben bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Arbeitspapiere.