Wie schreibt man eine E-Mail auf Englisch?
Eine E-Mail in Englisch dient dazu, schnell und einfach wichtige Informationen mit jemandem auszutauschen. Du solltest dich in deiner E-Mail also möglichst kurz halten und auf das Wesentliche beschränken.
Außerdem musst du immer darauf achten, für wen deine E-Mail bestimmt ist. Denn in einer persönlichen E-Mail kannst du dich sehr viel lockerer und informeller ausdrücken als in einer geschäftlichen E-Mail.
Die wichtigsten Fakten, um eine E-Mail auf Englisch zu schreiben
- Aufbau & Inhalt
- der Betreff in einer E-Mail auf Englisch
- Formulierungshilfen
- Abkürzungen in englischen E-Mails
Beim Verfassen einer E-Mail auf Englisch kommt immer wieder die Frage auf, welche Formulierungen und Floskeln angemessen und üblich sind. Vor allem bei der Geschäftskorrespondenz ist es wichtig, keine Fehler zu machen, um professionell zu kommunizieren. In diesem Beitrag soll deutlich werden, welche Informationen in eine E-Mail gehören und worauf bei der Formulierung besonders geachtet werden sollte.
AUFBAU EINER E-MAIL AUF ENGLISCH
Der Aufbau einer E-Mail auf Englisch ist nahezu identisch mit einer E-Mail in deutscher Sprache und besteht aus folgenden Teilen:
- dem Header, in dem die Empfängeradresse steht,
- dem Betreff (subject), in welchem das Thema zusammengefasst wird,
- dem Hauptteil (content), wozu auch die Begrüßung (greeting), die Einleitung (opening) und der Abschluss (closing) gehören.
- Außerdem gibt es die Möglichkeit, Dateien oder Fotos als Anhänge hinzuzufügen. Auf Englisch heißt der Anhang „attachment“.
Im Folgenden sollen alle Elemente einer englischen E-Mail mit beispielhaften Formulierungen erklärt werden.
Betreff (subject) in der E-Mail
Der Betreff besteht aus einem kurzen Satz oder einer Phrase und bringt den Inhalt der E-Mail auf den Punkt. Damit kann der Empfänger die E-Mail leichter einordnen und weiß ungefähr, um welches Thema es sich handelt. Eine einfache Begrüßung oder Hinweis ist hier nicht ausreichend, es geht wirklich darum, zusammenzufassen, was durch die E-Mail erreicht werden soll.
| Englische Abkürzung in Emails | Englische Form | Deutsche Übersetzung |
|---|---|---|
| Cc (in Headerzeile) | carbon copy | Durchschlag (weitere Empfänger, aber nicht direkte Adressaten) |
| Bcc (in Headerzeile) | blind carbon copy | Blindkopie (ist für weitere Empfänger nicht sichtbar) |
Beispiel für einen E-Mail Betreff im Englischen
| Anfrage zu Rechnung mit der Nummer 123 | request for invoice 123 |
| Vorstellung der neuen Software | presentation of the new software |
| Vorbereitung für den Meeting-Termin am Montag | preparation for meeting on monday |
Da es für den Betreff ein gesondertes Feld gibt, ist kein Doppelpunkt, Komma oder sonstiges Satzzeichen am Ende der Betreffzeile nötig.
Richtige Anrede für die englische Mail – Opening
Um von Anfang an den Adressaten richtig anzusprechen, ist es wichtig zu beachten, welche Anrede gewählt wird. Schon hier wird klar zwischen einer formellen Anrede und einer informellen, also umgangssprachlichen, Anrede unterschieden. Hier gilt immer: Sobald Sie sich im privaten Umfeld befinden oder die Person schon persönlich kennen, ist eine informelle Anrede passend. Sobald es jedoch um Geschäftskontakte oder unbekannte Personen geht, ist die formelle Anrede angebracht.
Ist der vollständige Name eines Adressaten bekannt, kann dieser mit „Dear Mr“ (für einen Mann), „Dear Mrs“ (für eine verheiratete Frau) oder „Dear Ms“ (für eine unverheiratete oder den Familienstand einer unbekannten Frau) vor dem Nachnamen angesprochen werden. Die Form „Ms“ wird in der modernen Kommunikation jedoch eher selten verwendet und kann daher vernachlässigt werden.
Ist kein Ansprechpartner bekannt, gleicht „Dear Sir or Madam“ dem deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“. So werden alle möglichen Adressaten angesprochen.
Formulierungshilfen für die Anrede in der englischen E-Mail:
| Dear Mr, Ms, Mrs, Miss | Sehr geehrte/-r |
| Dear Sir / Sirs | Männlicher Adressat (britisches Englisch) |
| Dear Madam | Weiblicher Adressat (britisches Englisch) |
| Dear Gentlemen | Männlicher Adressat (amerikanisches Englisch) |
| Dear Ladies | Weiblicher Adressat (amerikanisches Englisch) |
| Dear Sir or Madam | Unbekanntes Geschlecht (britisches Englisch) |
| Dear Ladies and Gentlemen | Unbekanntes Geschlecht (amerikanisches Englisch) |
| Hi, Hello | Informelle Anrede für persönliche Kontakte |
Wichtig zu beachten ist, dass in der englischen Sprache immer auch zwischen amerikanischem und britischem Englisch unterschieden wird. Im Fall der Anrede wird im Amerikanischen eher von „Ladies and Gentlemen“ und im Britischen eher von „Sir or Madam“ gesprochen.
Es sollte daher auch darauf geachtet werden, in welchem Land sich die Ansprechpartner befinden, um die Anrede entsprechend anpassen zu können.
Inhalt der englischsprachigen E-Mail (content)
Der Inhalt einer E-Mail kann sich in verschiedene Abschnitte aufteilen und beginnt, wie auch Briefe oder andere Dokumente, mit der Einleitung.
Hierfür können folgende Formulierungen für die Einleitung der englischen E-Mail passend sein:
| I am writing to … | Ich schreibe … zu … |
| With reference to | In Bezug auf |
| I am due to / I am to | Ich habe vor / Ich muss |
| I hope to / I intend to | Ich hoffe / Ich habe vor … zu … |
| I am writing to inquire …. | Ich schreibe Ihnen, um … zu fragen. |
| I reply to your email … | Ich antworte auf Ihre E-Mail … |
| Thank you for your email about … | Vielen Dank für Ihre E-Mail bezüglich … |
| I recently wrote to you about … | Ich habe Ihnen kürzlich wegen … geschrieben. |
Falls bereits Kontakt via Telefon oder E-Mail erfolgt ist, hilft es, sich am Anfang der E-Mail darauf zu beziehen. So weiß der Adressat direkt, um was es geht. Gerade wenn noch nicht ganz klar ist, wer der richtige Adressat ist, kann der Betreff helfen, die E-Mail an die passende Person intern weiterzuleiten.
Nach einer kurzen Einleitung, kommt nun der Hauptteil der E-Mail. Hierbei sollte dem Adressaten schnell klar werden, worum es geht. Versuchen Sie sich deshalb kurz zu fassen, aber trotzdem alles Wichtige in den Text einfließen zu lassen.
Falls mehrere Absätze notwendig sind, werden diese zur besseren Lesbarkeit durch eine Leerzeile getrennt. Auch hier ist wieder der Sprachstil zu beachten. So sollten geschäftliche E-Mails eher formell gehalten werden. Abkürzungen wie „I´ll“ oder „it’s“ gehören deshalb eher in informelle E-Mails. In formellen Satzkonstruktionen sollten diese gekürzten Formen ausgeschrieben werden. Aus „I´ll […]“ wird dann „I will […]“.
Außerdem sollten lange Sätze und Füllwörter wie „finally“, „after“ oder „all the same“ eher gemieden werden.
Der Text einer E-Mail wird zudem linksbündig formatiert und sollte in einer leserlichen Schriftart und Schriftgröße erstellt werden.
Je nach Thematik haben wir Ihnen hier Formulierungshilfen für den Hauptteil einer englischen E-Mail zusammengestellt:
ENGLISCH FÜR DEN BERUF (B1/B2)
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In der E-Mail um etwas bitten
| I would be interested to find out more about … | Ich wäre an weiteren Informationen über … |
| Could you possibly …? | Könnten Sie vielleicht … |
| I would be delighted to … | Ich wäre sehr erfreut … |
| Could you please … | Könnten Sie mir bitte … |
Via E-Mail einen Termin vereinbaren
| I would welcome the opportunity to meet with you in person. | Ich würde sehr gerne die Gelegenheit nutzen, Sie zu einem persönlichen Gespräch zu treffen. |
| When are you free this week? | Wann passt es Ihnen diese Woche? |
| Would you like to get together for lunch/coffee/dinner to discuss this in person? | Könnten wir uns einmal zum Mittagessen / auf einen Kaffee / zum Abendessen treffen, um diese Thematik genauer zu besprechen? |
Sich für Etwas via E-Mail bedanken
| We would like to thank you for … | Wir möchten uns bei Ihnen dafür bedanken, dass … |
| Again thank you for … | Nochmals danke für … |
| I am deeply grateful for … | Ich bin zutiefst dankbar für … |
Auch bei diesen Formulierungshilfen sollte man immer gut überlegen, um welchen Adressaten es sich handelt. Nur so kann die korrekte Ansprache gewählt werden, da es in der englischen Sprache viele formale Formulierungen, aber auch umgangssprachliche Floskeln gibt.
Nachdem alle wichtigen Informationen im Hauptteil formuliert sind, fehlt nur noch ein passender Schlusssatz.
Schlusssatz in der englischen E-Mail
Das Ende einer E-Mail sollte freundlich und persönlich sein. Vor allem, wenn es um berufliche Angelegenheiten oder geschäftliche Angebote geht, sollte man stets höflich formulieren. Hier kann auch noch einmal beschrieben werden, welches Ziel die E-Mail hat, falls der Adressat beispielsweise sehr schnell auf die E-Mail antworten soll oder bestimmte Informationen vom Adressaten gewünscht sind.
Mögliche Formulierungen für den Schlusssatz in der E-Mail sind:
| Please contact us again if … | Nehmen Sie bitte wieder Kontakt mit uns auf, falls … |
| I look forward to hearing from you soon. | Ich freue mich, schon bald von Ihnen zu hören. |
Grußformel/Schlussformel für die englische E-Mail
Am Ende der E-Mail folgt abschließend die Grußformel. Auch hier gibt es wieder Unterschiede im britischen und amerikanischen Englisch.
Bei der britischen Version einer E-Mail wird die Schlussformel auf die Anrede abgestimmt. Wurde der Empfänger in der Anrede beim Namen genannt, schreibt man beispielsweise „Yours sincerely“. Wird eine allgemeine Anrede benutzt, lautet die Grußformel eher „Yours faithfully“. Außerdem wird am Ende kein Komma eingefügt.
Beispiel für die formale und umgangssprachliche Form bei Anrede und Schlussformel:
Im amerikanischen Englisch hingegen können alle Schlussformeln, ungeachtet der entsprechenden Anreden, verwendet werden.
Beispiele dafür sind: „Sincerely“, „Best regards“ oder „Best wishes“. Hier wird ein Komma am Ende eingefügt, um in der nächsten Zeile den eigenen Vor- und Nachnamen anzugeben.
| Yours sincerely, | Mit freundlichen Grüßen (wenn Empfänger namentlich bekannt ist) |
| Yours faithfully, | Mit freundlichen Grüßen (wenn Empfänger nicht namentlich bekannt ist) |
| Best regards, | Beste Grüße |
| Best wishes, | Alles Gute (informell) |
| Kind regards, | Mit freundlichen Grüßen (informell) |
ABKÜRZUNGEN BEI E-MAILS AUF ENGLISCH
Um sich Zeit zu sparen, werden oftmals auch gängige Abkürzungen verwendet. Auch hier gilt jedoch, dass vor allem in der Kommunikation mit geschäftlichen Kontakten zunächst keine Abkürzungen verwendet werden sollten, da dies schnell unfreundlich wirken kann, sofern der Adressat noch unbekannt ist.
| Englische Abkürzung in E-Mails | Englische Form | Deutsche Übersetzung |
|---|---|---|
| FYI | for your information | Zu Ihrer Information |
| RSVP | please reply | Wir bitten um Rückmeldung |
| TIA | thanks in advance | Vielen Dank im Voraus! |
| PFA | please find attached | Im Anhang finden Sie … |
| RE: | reply | Antwort auf bisherige E-Mail |
E-Mail schreiben Englisch — Aufbau
Der Aufbau einer persönlichen und einer geschäftlichen E-Mail ist derselbe. Dazu gehören:
- die Kopfzeile (header) mit der Sender- und Empfängeradresse
- der Betreff (subject)
- die Anrede (greeting)
- der inhaltliche Teil (content) mit Einleitung (opening), Hauptteil (body) und Schluss (closing)
Unser Beispiel zeigt dir den Aufbau einer typischen, geschäftlichen E-Mail:
Du kannst einer E-Mail zusätzlich einen Anhang (attachment) hinzufügen. Das können zum Beispiel Dateien oder Fotos sein.
E-Mail schreiben Englisch — Betreff (subject)
Im Betreff bringst du den Anlass deiner E-Mail gezielt auf den Punkt. So erkennt der Empfänger auf einen Blick, worum es inhaltlich in deiner E-Mail geht. Das bedeutet, dass du hier in wenigen Worten den Inhalt deiner E-Mail zusammenfasst. Das kann zum Beispiel so aussehen:
| Englisch | Deutsch |
| appointment cancellation Monday 11 a.m. | Terminabsage Montag 11 Uhr |
| question about the essay | Frage zum Aufsatz |
| request to view exam | Anfrage Klausureinsicht |
E-Mail schreiben Englisch — Anrede (greeting)
Ähnlich wie bei Briefen in Englisch wird auch bei der E-Mail zwischen einer formellen und einer informellen Anrede unterschieden.
In geschäftlichen E-Mails verwendest du eine formelle Anrede:
- Dear Mr, Dear Mrs, Dear Ms (wenn du den Namen kennst)
- oder Dear Sir or Madam (wenn du den Namen nicht kennst)
In privaten E-Mails darf es stattdessen eine persönliche Anrede sein, wie Hi/Hello/Good Morning Linda oder Dear Linda.
Übrigens: Im amerikanischen Englisch verwendest du eher den Ausdruck “Dear Ladies and Gentlemen“ als Anrede. Im britischen Englisch ist dagegen die Formulierung “Dear Sir or Madam“ üblich.
E-Mail schreiben Englisch — Einleitung (opening)
Den inhaltlichen Teil (content) deiner E-Mail in Englisch beginnst du mit einer Einleitung. Darin machst du kurz den Grund deiner E-Mail deutlich.
Dabei helfen dir Formulierungen wie:
| Englisch | Deutsch |
| I am writing to you because/in order to … | Ich schreibe dir/Ihnen, weil/um … |
| In reply to your e-mail regarding/about … | Als Antwort auf deine/Ihre E-Mail zu/über … |
| With reference to your e-mail of 4 March, … | In Bezug auf deine/Ihre E-Mail vom 4. März, … |
| Thank you for your e-mail concerning … | Vielen Dank für deine/Ihre E-Mail bezüglich … |
| As discussed in our phone call earlier, you will find … attached to this e-mail. | Wie vorhin in unserem Telefonat besprochen, findest du/finden Sie … im Anhang dieser E-Mail. |
E-Mail schreiben Englisch — Hauptteil (body)
Wenn du den Anlass deiner E-Mail deutlich gemacht hast, wendest du dich dem Hauptteil zu. Beschränke dich auch hier auf das Wichtigste und komme schnell auf den Punkt. Wenn es dennoch länger wird, nutze zur Übersichtlichkeit Absätze, die durch Leerzeilen voneinander getrennt sind.
Im Folgenden findest du einige Formulierungshilfen, die dir dabei helfen, in deiner E-Mail in Englisch
- um etwas zu bitten,
- etwas zu vereinbaren,
- dich für etwas zu bedanken
- oder dich über etwas zu beschweren.
Um etwas bitten — request something
Wenn du eine E-Mail schreiben willst, um auf Englisch eine Bitte auszudrücken, kannst du sagen:
| Englisch | Deutsch |
| Would it be possible to … ? | Wäre es möglich … ? |
| Could you possibly/kindly … ? | Könntest du/Könnten Sie vielleicht/freundlicherweise … ? |
| I would like to ask you for … | Ich würde dich/Sie gerne um … bitten. |
| I would appreciate it if … | Ich würde es zu schätzen wissen, wenn … |
Etwas vereinbaren — agree on something
Wenn du mit deiner E-Mail auf Englisch einen Termin vereinbaren möchtest, eignen sich diese Formulierungen:
| Englisch | Deutsch |
| Would you be free this week to discuss this issue in person? | Hättest du/Hätten Sie diese Woche Zeit, das Problem persönlich zu besprechen? |
| I would be happy to meet with you on … | Ich würde mich freuen, dich/Sie am … zu treffen. |
| I would like to make an appointment for … | Ich würde gerne einen Termin für … ausmachen. |
Sich bedanken — give thanks
Deine Dankbarkeit kannst du in englischen E-Mails so ausdrücken:
| Englisch | Deutsch |
| I would like to thank you for … | Ich möchte mich bei dir/Ihnen für … bedanken. |
| I am grateful for … | Ich bin dankbar für … . |
| I would like to take this opportunity to thank you for … | Ich möchte diese Gelegenheit nutzen, um mich bei dir/Ihnen für … zu bedanken. |
| Thank you in advance. | Vielen Dank im Voraus. |
Sich beschweren — make a complaint
Um dich über etwas zu beschweren, benutzt du Formulierungen wie:
| Englisch | Deutsch |
| I would like to complain/make a complaint about … | Ich möchte mich über … beschweren. |
| I regret to inform you that … | Ich bedaure, dich/Sie darüber zu informieren, dass … . |
| Unfortunately, I need to express my dissatisfaction with … | Leider muss ich meine Unzufriedenheit mit … ausdrücken. |
E-Mail schreiben Englisch — Schluss (closing)
Der Schluss deiner E-Mail in Englisch setzt sich aus einem Schlusssatz und einer Grußformel zusammen. Auch wenn du im Hauptteil auf eine Beschwerde eingehst, sollte der Schlusssatz stets höflich und versöhnlich sein. Du kannst darin außerdem erklären, was du dir als Antwort vom Empfänger erhoffst.
Das lässt sich zum Beispiel so ausdrücken:
| Englisch | Deutsch |
| Please let me know if … | Bitte lass/lassen Sie mich wissen, wenn … |
| I look forward to hearing from you soon. | Ich freue mich darauf, bald von dir/Ihnen zu hören. |
| I hope that the issue can be resolved. | Ich hoffe, dass dieses Problem behoben werden kann. |
Ganz zum Schluss folgen nur noch eine abschließende Grußformel und dein Name.
In einer geschäftlichen E-Mail mit einer formellen Anrede verwendest du im Schluss Yours sincerely, wenn du jemanden namentlich angesprochen hast. Wenn du aber eine neutrale Anrede verwendet hast, sagst du Yours faithfully.
In einer privaten E-Mail kannst du persönlicher werden, zum Beispiel mit Best wishes, Kind regards oder Yours.
Wichtig: In den USA schreibst du nach der Grußformel ein Komma. In Großbritannien verwendest du aber weder nach der Anrede noch nach der Grußformel ein Komma!
E-Mail schreiben Englisch — Abkürzungen
Da E-Mails dazu dienen, sich schnell über etwas auszutauschen, werden in Englisch häufig Abkürzungen verwendet. Einige davon findest du in unserer Tabelle. Denke aber daran, dass diese Abkürzungen eher in privaten E-Mails oder unter engen Kollegen verwendet werden sollten.
| Abkürzung | Englisch | Deutsch |
| BTW | by the way | übrigens |
| FYI | for your information | zu deiner/Ihrer Information |
| NP | no problem | kein Problem |
| ASAP | as soon as possible | so schnell wie möglich |
| TIA | thanks in advance | Danke im Voraus |
| ATB | all the best | alles Gute |
| C U soon | see you soon | bis bald |
| RSVP | please reply | Bitte um Rückmeldung |
| PFA | please find attached | Im Anhang findest du/finden Sie |
E-Mail schreiben Englisch — Zusammenfassung
Damit du alles Wichtige auf einen Blick hast, haben wir dir hier noch einmal das Wesentliche zusammengefasst:
✓ Beschränke dich bei einer E-Mail immer auf die relevanten Informationen und beachte den Adressaten.
✓ Der Aufbau einer E-Mail in Englisch sieht wie folgt aus: Kopfzeile (header), Betreff (subject), Anrede (greeting), Einleitung (opening), Hauptteil (body) und Schluss (closing).
✓ Im Betreff (subject) trägst du den Inhalt deiner E-Mail kurz zusammen, z. B. “appointment cancellation“.
✓ Bei der Anrede (greeting) unterscheidest du zwischen einer formellen (z. B. „Dear Sir or Madam“) und einer persönlichen Anrede (z. B. “Hello“).
✓ In die Einleitung (opening) schreibst du den Grund deiner E-Mail hinein, z. B. “I am writing to you in order to …“ („Ich schreibe dir/Ihnen, um …“).
✓ Im Hauptteil kannst du beispielsweise um etwas bitten (“I would like to ask you for …“), etwas vereinbaren (“I would like to make an appointment for …“), dich für etwas bedanken (“I would like to thank you for …“) oder dich über etwas beschweren (“Unfortunately, I need to express my dissatisfaction with …“).
✓ Den Schluss gestaltest du höflich und nutzt für geschäftliche E-Mails Grußformeln wie “Yours sincerely“ bzw. für private E-Mails z. B. “Best Wishes“.
E-Mail schreiben Englisch — häufigste Fragen
- Wie sieht bei einer Email der Aufbau in Englisch aus?
Eine E-Mail auf Englisch ist aufgebaut aus Header (Kopfzeile), Subject (Betreff), Greeting (Anrede), Opening (Einleitung), Body (Hauptteil) und Closing (Schluss).
- Wie sieht eine Anrede in Englisch bei einer Email aus?
Als Anrede bei englischen E-Mails kannst du verschiedene Formulierungen benutzen:
| Dear Mr, Dear Mrs, Dear Ms | Sehr geehrte/-r Herr/Frau |
| Dear Sir or Madam/Ladies and Gentlemen | unbekannter Name |
| Hi, Hello, Good Morning, Dear | persönliche Anrede |
- Wie verabschiedet man sich in einer englischen E-Mail?
In den Schluss einer englischen E-Mail kannst du eine höfliche Grußformel wie etwa “Yours sincerely“, “Yours faithfully“ oder für persönlichere E-Mails auch “Best Wishes“ oder “Kind regards“ schreiben. Du kannst auch vorher schon darauf verweisen, was du dir vom Empfänger erhoffst, zum Beispiel “I look forward to hearing from you soon“.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Schreiben der englischen E-Mail.
