Ein qualitativ hochwertiges Empfehlungsschreiben setzt sich aus einem vollständigen Briefkopf, dem Datum, dem Namen und der Anschrift des Empfängers zusammen. Ein Betreff, eine kurze Selbstvorstellung des Verfassers, der Ausstellungsgrund des Schreibens sowie eine sachliche Empfehlung gehören ebenfalls hinzu.

Author: MMag. Karin Silvina Hiebaum – Deutsch -Englisch Lehrerin – Mail: [email protected]

Ein effektives Empfehlungsschreiben umfasst den Briefkopf, das Datum, den Namen und die Anschrift des Empfängers. Darüber hinaus sind ein Betreff, eine kurze Selbstvorstellung des Autors, der Grund für die Ausstellung des Schreibens und eine sachliche Empfehlung enthalten.

Wie sieht ein Empfehlungsbrief aus?

Auch wenn es sich bei einem Empfehlungsschreiben nicht um eine klassische Bewerbung handelt, hat es doch eine hohe Bedeutung. Denn nur Personen, die andere von ihrer Kompetenz und Persönlichkeit überzeugt haben, dürfen dieses Dokument erhalten!

Insbesondere soll das Empfehlungsschreiben die Soft Skills und zwischenmenschlichen Stärken eines Mitarbeiters auf eine positive und wohlwollende Weise betonen. Aus diesem Grund wird es üblicherweise von einem Mentor oder Vorgesetzten erstellt. Es ist jedoch von Bedeutung zu berücksichtigen, dass der Empfehlungsbrief oder das Empfehlungsschreiben eine freiwillige Unterstützung darstellt. Darauf besteht also kein rechtlicher Anspruch.

Das Empfehlungsschreiben ist am Ende einer Bewerbungsschrift anzuhängen. Es hat höchstens eine Länge von DIN-A4 Seiten. Außerdem richtet er sich an einen bestimmten Empfänger und kann daher nur einmal genutzt werden.

Bedeutung Empfehlungsschreiben

Im englischsprachigen Raum ist das Empfehlungsschreiben mittlerweile als „Letter of Recommendation“ ein Standard für Bewerbungen. Und auch hierzulande werden die Schreiben beliebter. Manche Unternehmen erwähnen sogar schon in ihren Stellenanzeigen , dass Empfehlungsschreiben erwünscht sind. Warum ist das so?

Ein Empfehlungsbrief hat ein besonderes Merkmal: Er wird freiwillig von einer dritten Person verfasst. Und dieser Punkt ist es, der das Dokument so wertvoll macht. Denn der Verfasser bürgt mit seinem Namen für die Richtigkeit des Schreibens. Das erhöht wiederum die Aussagekraft und Glaubwürdigkeit der Inhalte!

Empfehlungsschreiben Anlässe

Grundsätzlich werden Empfehlungsbriefe auf Nachfrage ausgestellt. Der Grund dafür muss aber nicht zwingend die Bewerbung für einen anderen Job sein. Denn neben dem klassischen Empfehlungsschreiben für Arbeitgeber gibt es noch andere Anlässe, bei denen die Schreiben gerne gesehen werden:

✓  Praktikum 
✓  Jobwechsel, Beförderung oder Festanstellung
✓  Bewerbung als Führungskraft
✓  Referenz als Freiberufler
✓  Anmietung einer Wohnung
✓  Stipendium
✓  Zulassung zur Promotion
✓  Zulassung zu einem Studium, z. B. bei Zulassungsbeschränkungen, privaten Hochschulen, Masterstudiengängen oder Auslandssemester

Wer braucht ein Empfehlungsschreiben?

Empfehlungsschreiben werden immer hoch gewichtet. Bestimmte Personengruppen profitieren aber besonders davon:

 👷‍♀️ Berufseinsteiger:
Berufseinsteiger, fertige Azubis und Studenten haben es auf dem Arbeitsmarkt nicht leicht. Denn oft besitzen sie kaum Berufserfahrung oder Arbeitszeugnisse, die ihre Bewerbung aufwerten. Deswegen sind Empfehlungsschreiben hier sehr hilfreich.

 👨‍🎨 Freiberufler:
Für Freiberufler sind Empfehlungsschreiben ein Muss! Denn sie sind bei keinem Unternehmen fest angestellt und haben, trotz ihrer geleisteten Arbeit, keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Empfehlungen sind also die einzige Möglichkeit, um ihre Kompetenz und die Qualität der Produkte nachweisen zu können. In diesem Fall spricht man aber eher von „Testimonials“ oder „Referenzschreiben“.

 👩‍💼 Bewerber für Führungspositionen:
Möchten sich Arbeitnehmer als Führungskraft bewerben oder streben eine Beförderung an, sind die Empfehlungen anderer Gold wert. Denn hohe Positionen werden nur an diejenigen vergeben, die durch ihre fachlichen Fähigkeiten und ihr Image nach außen glänzen.

 👨‍🎓 Studenten & Stipendiaten:
Für anspruchsvolle Studiengänge oder Stipendien müssen die Bewerber häufig Engagement und gute Leistungen nachweisen. Dafür können Empfehlungsschreiben von (ehemaligen) Professoren, Arbeitgebern und Praktikumsstellen die Eignung besonders hervorheben.

Geheimtipp: In der Personalauswahl ist die Anzahl an Empfehlungsschreiben ein wichtiges Kriterium. Dabei machen Bewerber, die zwei bis drei Schreiben vorweisen, den besten Eindruck. Denn mehrere Empfehlungsschreiben, die sich inhaltlich auch ähneln, haben eine hohe Glaubwürdigkeit. Dagegen ist ein einzelnes Schreiben vielleicht nur das Ergebnis eines Gefallens, den der Bewerber eingefordert hat.

Was ist der Unterschied zum Referenzschreiben und Arbeitszeugnis?

Auch wenn die Wörter oft synonym verwendet werden: Das Empfehlungsschreiben ist nicht dasselbe Dokument wie ein Referenzschreiben oder Arbeitszeugnis ! Die Unterschiede liegen dabei im Detail:

• Empfehlungsschreiben
  – an konkreten Empfänger gerichtet
  – kann nur einmal verwendet werden
  – wird freiwillig verfasst
  – Fokus auf persönliche & zwischenmenschliche Stärken
  
• Referenzschreiben
  – ohne konkreten Empfänger
  – kann mehrfach verwendet werden
  – wird freiwillig verfasst
  – Fokus auf Qualifikationen, Erfolge & bisher ausgeübte Tätigkeiten
  
• Arbeitszeugnis
  – ohne konkreten Empfänger
  – kann mehrfach verwendet werden
  – Arbeitnehmer haben gesetzlichen Anspruch darauf
  – Fokus auf Tätigkeits- & Leistungsnachweis

Hinweis: Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass ein Arbeitszeugnis positiv und wohlwollend formuliert sein muss. Deswegen verstecken sich darin oft „Geheimcodes“, die Hinweise auf die tatsächliche Leistung sind. Wie das funktioniert, erklären wir in unserem Beitrag am Beispiel Praktikumszeugnis . Beim Empfehlungsschreiben gibt es diese Geheimcodes aber nicht — schließlich ist es eine freiwillige Leistung!

Empfehlungsschreiben Formulierungen: Aufbau & Inhalt

Für den Aufbau und die Formulierungen des Empfehlungsschreibens gibt es keine Vorgaben. Das bedeutet, dass ein Verfasser sehr frei in der Gestaltung und Festlegung inhaltlicher Schwerpunkte ist. Dennoch hat sich in der Praxis folgende Struktur durchgesetzt: 

• Briefkopf
• Ort, Datum
• Überschrift
• Anrede
• Fließtext
• Grußformel
• Unterschrift

Inhaltlich werden im Empfehlungsschreiben zum Beispiel diese Punkte vorkommen:

✓  kurze Selbstvorstellung des Verfassers
✓  Beschreibung des Verhältnisses zum Bewerber
✓  Ausstellungsgrund des Schreibens
✓  Tätigkeitsbeschreibung
✓  Bewertung des Bewerbers
✓  (subjektive) Empfehlung / Betonung der Eignung

Briefkopf

In den Briefkopf des Schreibens gehören:

• Kontaktdaten des Verfassers: Name, Anschrift, Firma/Institution, E-Mail bzw. Telefonnummer
• Kontaktdaten des Empfängers: Name, Adresse, Firma/Institution
• Ort & aktuelles Datum
• Überschrift bzw. Betreffzeile
• direkte Anrede des Empfängers

Der Empfänger ist in diesem Fall derjenige, der das Empfehlungsschreiben lesen soll, nicht der Bewerber selbst! Diese Person wird auch mit einer direkten Anrede angesprochen. Sollte es aber keine konkrete Ansprechperson geben, an die sich das Schreiben richtet, genügt der Klassiker „Sehr geehrte Damen und Herren“ .

Hinweis: In der Betreffzeile muss unbedingt stehen, auf wen sich das Empfehlungsschreiben bezieht. Zum Beispiel so: „Empfehlungsschreiben für Max Mustermann“.

Verhältnis zwischen Verfasser & Bewerber

Nachdem der Verfasser kurz dargelegt hat, wer er ist, folgt eine Beschreibung seines Verhältnisses zu dem Bewerber. Damit sind die Gründe, warum er sich für das Schreiben der Empfehlung entschieden hat, nachvollziehbar. Außerdem wird der Verdacht ausgeräumt, dass es sich hier um eine bloße Gefälligkeit handelt.

Dieser Absatz muss in der Ich-Form geschrieben werden — genauso wie das restliche Schreiben. Denn das Empfehlungsschreiben ist zwar ein professionelles und sachliches Dokument, soll aber auch eine persönliche und emotionale Komponente enthalten.

Beispielformulierungen Empfehlungsschreiben:

• Beruflicher Kontext: „Frau Müller war seit Oktober 2019 als Head of Administration in unserer Firma tätig. Nach drei Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit haben wir das Arbeitsverhältnis nun einvernehmlich beendet, da sich Frau Müller beruflich weiterentwickeln möchte.“
  
• Akademischer Kontext: „Herr Mustermann hat unter meiner Betreuung seinen Bachelor in Wirtschaftswissenschaften gemacht. Darüber hinaus hat er sich regelmäßig in der Fakultät als Tutor engagiert.“

Tätigkeitsbeschreibung

Die Tätigkeitsbeschreibung ist der Teil, der sich auf die bisherige Zusammenarbeit bezieht. Wichtig sind dabei genaue Details der Tätigkeit, sowie konkrete Aufgaben und besondere Leistungen des Bewerbers.

Alle Aspekte, die in diesem Abschnitt genannt werden, sollten aber plausibel und für die angestrebte Stelle relevant sein. Eine reine Aufzählung von Jobtiteln und Kompetenzen reicht nicht!

Beispielformulierungen Empfehlungsschreiben:

• Beruflicher Kontext: „Während ihrer Tätigkeit bei uns hat sich Frau Müller um die Verwaltung der Unternehmensprozesse gekümmert. Dabei war sie sehr engagiert und sorgfältig. Außerdem ist Frau Müller durch ihre kreativen und gut überlegten Verbesserungsvorschläge positiv aufgefallen. All ihre Aufgaben hat sie immer sowohl schnell als auch zielführend erledigt.“
  
• Akademischer Kontext: „Herr Mustermann hat über die Jahre immer wieder sein fachliches Know-how bewiesen und eingesetzt. Seine Bachelorarbeit hat er mit Auszeichnung absolviert, denn diese war präzise ausgearbeitet und die Ergebnisse sind immer noch von großer fachlicher Relevanz. Aber auch im normalen Vorlesungsbetrieb habe ich Herrn Mustermann als wissbegierig und gewissenhaft erlebt.“

Bewertung des Bewerbers

Nach den sachlichen Fakten wird der Bewerber auf persönlicher Ebene beurteilt . Dabei stehen die Soft Skills und zwischenmenschlichen Stärken im Vordergrund. Das hilft dem Empfänger sehr bei der Entscheidung, ob er den Bewerber in Betracht zieht. Denn oft können diese Punkte erst beim Probearbeiten oder im Assessment Center beurteilt werden.

Beispielformulierungen Empfehlungsschreiben:

• Beruflicher Kontext: „Frau Müller ist mir sehr im Gedächtnis geblieben, denn ihre Stärken gehen über ihre fachliche Kompetenz hinaus. Auch bei Notfällen kann sie die Ruhe bewahren und verliert nie das Ziel aus den Augen. Das, sowie ihre Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft, haben sie auch bei allen anderen Kollegen sehr beliebt gemacht.“
  
• Akademischer Kontext: „Auf persönlicher Ebene schätze ich Herrn Mustermann sehr. Denn er ist seinen Kommilitonen und auch den Lehrkräften immer mit Freundlichkeit und Respekt begegnet. Seine Kommunikations- und Teamfähigkeit haben außerdem dafür gesorgt, dass sein Tutorium stets eins der beliebtesten war.“

Betonung der Eignung

Auch wenn alle anderen Punkte schon für sich sprechen: In ein Empfehlungsschreiben gehört eine explizite Empfehlung. Dabei betont der Verfasser am Schluss nochmal seine Wertschätzung und die Eignung des Bewerbers für die neue Position.

Beispielformulierungen Empfehlungsschreiben:

• Beruflicher Kontext: „Ich unterstütze Frau Müller sehr gerne bei ihrer Bewerbung auf die Position als Standortleiterin bei der Muster GmbH. Sie bringt sowohl die fachliche Qualifikation als auch die praktische Erfahrung mit. Zudem stimmen die Aufgaben, die sie bei uns übernommen hat, zu einem großen Teil mit denen der ausgeschriebenen Stelle überein. Ich wünsche Frau Müller auf allen Ebenen viel Erfolg für die Zukunft.“
  
• Akademischer Kontext: „Ich habe keine Zweifel daran, dass Herr Mustermann das Master-Studium an der Muster Universität mit Erfolg meistern wird. Für die Zukunft wünsche ich ihm alles Gute und weiterhin viel Erfolg.“

Formale Anforderungen Empfehlungsschreiben

• max. 1 DIN-A4 Seite
• aus der Ich-Perspektive geschrieben
• auf offizielles Firmenpapier gedruckt
• fehlerfrei
• saubere Formatierung
• keine Superlative & langweilige Floskeln
• max. 3 Empfehlungsschreiben pro Bewerbung

Empfehlungsschreiben Muster

Das Empfehlungsschreiben ist kein standardisiertes Dokument, die Inhalte unterscheiden sich jedes Mal. Um das Schreiben der Empfehlung zu erleichtern, haben wir deswegen hier ein persönliches Empfehlungsschreiben-Beispiel vorbereitet:

Muster Empfehlungsschreiben

Sehr geehrte/r Herr/Frau ……………….., 

Herr/Frau ……………….. hat vom ……………….. bis zum …………… hervorragende Arbeit als ……………….. in unserer Firma geleistet. Nun hat er/sie sich dazu entschlossen, eine neue berufliche Herausforderung zu suchen. Als sein/ihr bisheriger Vorgesetzter bedaure ich diesen Schritt sehr. Trotzdem möchte ich Ihnen Herr/Frau ……………….. wärmstens empfehlen.

Der Fokus von Herr/Frau ………………..’s Aufgaben lag in dem Bereich ……………….. . Diese hat er/sie stets zu meiner vollsten Zufriedenheit und sehr sorgfältig erfüllt. Außerdem schätze ich Herr/Frau ……………….. als sehr zuverlässige/n und engagierte/n Mitarbeiter/in. 

Abseits der Arbeitsinhalte zeichnete er/sie sich durch seine/ihre Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit aus. Er/Sie war deswegen sehr beliebt bei den Kollegen — nicht zuletzt wegen seiner/ihrer immer währenden Hilfsbereitschaft und der Beteiligung an der Lösung von Problemen.

Neben der einwandfreien fachlichen Qualifikation zeichnet sich Herr/Frau ……………….. durch ……………….. , …………… und ……………….. aus. Ich bin davon überzeugt, dass Herr/Frau ……………….. für die Position als ……………….. in Ihrer Firma bestens geeignet ist und empfehle ihn/sie wärmstens für eine Beschäftigung in diesem Bereich.

Ich bedanke mich bei Herrn/Frau ………………. und wünsche viel Erfolg für die weitere berufliche und persönliche Zukunft!

Mit freundlichen Grüßen

[Ort, Datum]
[Unterschrift, Firmenstempel]

Empfehlungsschreiben anfragen

Möchtest du ein Empfehlungsschreiben ausgestellt bekommen, musst du rechtzeitig darum bitten. Aber vorher brauchst du eine geeignete Person, die dich gut einschätzen kann und am besten auch einen guten Ruf hat.

Grundsätzlich kann jeder eine Empfehlung schreiben. Trotzdem ist der Status des Verfassers ein ausschlaggebendes Kriterium, wenn ein Empfehlungsschreiben ernst genommen werden soll.

Ein Empfehlungsbrief sollte nicht…

✗ …von jemandem verfasst werden, der dich nicht beurteilen kann.
✗ …langweilige Floskeln enthalten.
✗ …nach einer Gefälligkeit aussehen.
✗ …unrealistisch viel Lob enthalten.

Achte bei deiner Anfrage für ein Empfehlungsschreiben deswegen darauf:

✓   Bereite eine Vorlage vor und informiere den Verfasser über mögliche Vorgaben.
✓  Frage persönlich und zu einem geeigneten Zeitpunkt.
✓  Begründe deine Anfrage mit dem Verwendungszweck des Schreibens.
✓  Frage so, dass der Verfasser noch genügend Zeit hat.

Beispiele: Empfehlungsschreiben anfragen

Hier sieht du ein paar Bespielformulierungen, mit denen du nach einem Empfehlungsschreiben fragen kannst:

• Arbeitgeber: „Sehr geehrte Frau Muster,
  es fällt mir nicht leicht, Ihnen mitzuteilen, dass ich die Musterfirma nach drei Jahren verlasse werde. Ich hatte schon immer den Wunsch, mich beruflich weiterzuentwickeln und habe mich nun entschieden, die dafür nötigen Schritte zu gehen. Während meiner Zeit in der Musterfirma haben Sie mich stets unterstützt und begleitet. Dafür danke ich Ihnen. Da Sie mich außerdem sehr gut einschätzen können, bitte ich Sie noch um ein Empfehlungsschreiben. Vielleicht haben Sie in der nächsten Woche Zeit, um Genaueres zu klären — ich würde mich freuen.“
  
• Professor: „Sehr geehrter Herr Professor Muster,
  nachdem ich nun mein Bachelorstudium abgeschlossen habe, will ich mich bei der Muster Universität auf einen Platz in dem Muster-Masterprogramm bewerben. Weil Sie meine Bachelorarbeit betreut haben, möchte ich Sie fragen, ob Sie mir dafür ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Die Bewerbung soll in vier Wochen abgeschickt werden. Wenn Sie möchten, können wir in einem persönlichen Gespräch die genauen Details besprechen.“
  
• Kunde: „Hallo Frau Muster, 
  ich wende mich an Sie, weil Sie eine meiner Stammkunden sind und ich immer das Gefühl hatte, dass Sie mit meinen Leistungen sehr zufrieden sind. Da ich freiberuflich arbeite, sind positive Bewertungen und Empfehlungen sehr wertvoll für meine Referenz. Deswegen bitte ich Sie um Ihre Erlaubnis, Ihr Feedback aus der letzten E-Mail als offizielle Kundenrezension gegenüber anderen verwenden zu dürfen. Schreiben Sie mir gerne, was Sie von der Idee halten.“
  
• Vermieter: „Sehr geehrter Herr Muster,
  wie Sie bereits wissen, werde ich in drei Monaten für einen neuen Job umziehen. Da der Immobilienmarkt in meiner neuen Stadt stark umkämpft ist, möchte ich Sie bitten, mir ein Empfehlungsschreiben auszustellen. Denn damit würden sich meine Chance auf eine Wohnung deutlich erhöhen. Ich denke, dass unser gutes Verhältnis über die Jahre dafür spricht. Eine Vorlage mit den Details werde ich Ihnen zukommen lassen, außerdem können wir jederzeit persönlich darüber reden.“

Empfehlungsschreiben – häufigste Fragen

• Was ist ein Empfehlungsschreiben?
  Das Empfehlungsschreiben ist ein Dokument, das bei einer Bewerbung in den Anlagen ergänzt werden kann. Es hebt dabei die Persönlichkeit und zwischenmenschlichen Stärken des Bewerbers hervor. Außerdem wird das Schriftstück wohlwollend, positiv und von einer dritten Person formuliert. 
  
• Wie schreibt man ein gutes Empfehlungsschreiben?
  Ein gutes Empfehlungsschreiben besteht aus einem vollständigen Briefkopf, dem Datum, sowie dem Namen und der Anschrift des Adressaten. Außerdem gehören ein Betreff, die kurze Selbstvorstellung des Verfassers, der Ausstellungsgrund des Schreibens und eine sachliche Empfehlung dazu.
  
• Wann ist es sinnvoll, ein Empfehlungsschreiben auszustellen?
  Empfehlungsschreiben sollten nur für diejenigen verfasst werden, die durch ihre Qualifikationen überzeugt haben.
  
• Wer kann Empfehlungsschreiben verfassen?
  Lehrer bzw. Professoren können Empfehlungsschreiben für Schüler und Studenten erstellen. Für Freiberufler können das Kunden oder auch Projektpartner tun. Geschäftsführer bzw. Vorstände könnten Unternehmensgesellschafter oder auch bedeutende Persönlichkeiten der Branche fragen.

Referenzschreiben

Das Empfehlungsschreiben kann Bewerbern neue Türen in der Arbeitswelt öffnen. Ein ähnlicher Nachweis ist übrigens das Referenzschreiben .